Usos más comunes de la firma electrónica

La firma electrónica es una de las herramientas más útiles y versátiles para hacer más eficientes nuestros trabajos y negocios. En este post hablaremos de algunos de los usos más comunes que pueden darte una idea de cómo sacarle el máximo provecho para hacer tu negocio o vida laboral y personal más productiva.  


Garantizar la seguridad del usuario 

Los usuarios y contraseñas pueden ser copiados por delincuentes cibernéticos, y usados para hacer compras o robar nuestra información personal. La Comisión Federal de Comercio de EEUU (FTC, por sus siglas en inglés) recibió el doble de denuncias por robo de identidad durante el 2020, comparada con las denuncias recibidas en el 2019. Por ejemplo, una de las modalidades que más utilizan los ciberdelincuentes para sus fraudes es robar la identidad de la víctima para solicitar u ofrecer préstamos a través de programas de crédito otorgados por el gobierno o entidades privadas.  

Gracias a los elementos de seguridad que contiene la firma electrónica es viable realizar varias operaciones en línea sin temor a que nuestra identidad sea suplantada.  Incluso se puede utilizar como método de autenticación en portales web, como alternativa más segura al usuario y contraseña habitual.  


Formalizar acuerdos comerciales  

Es un cuello de botella muy común que la firma de autorización detenga el cierre de acuerdos comerciales. Los colaboradores con esta autoridad normalmente trabajan sobre calendarios muy ocupados, salen de la ciudad o tienen poco tiempo para firmar los documentos.  

Es por esto que uno de los usos de firma electrónica sea el de cerrar acuerdos comerciales, ya que permite acelerar los trámites porque no es necesario estar físicamente presentes para concluir un acuerdo comercial. 

Las comunicaciones nos permiten colaborar con clientes y proveedores de cualquier parte del mundo, sin embargo, al momento de cerrar acuerdos la firma electrónica nos ahorra tiempo y recursos, ya que podemos gestionar los contratos, órdenes de compra, acuerdos de servicios o procesar órdenes de venta desde nuestra ubicación actual, de forma práctica y segura.  


Emitir facturas electrónicas 

Otro de los usos de firma electrónica está en poder emitir facturas electrónicas. Este uso es uno de los más comunes y útiles, pues acelera considerablemente los trámites propios del negocio, que pueden suponer una enorme cantidad de tiempo y trabajo. Además, la firma electrónica ayuda a evitar el fraude fiscal, lo que a la larga contribuye a aumentar la confianza de socios comerciales e inversores.  

La firma electrónica permite firmar documentos electrónicos como declaraciones tributarias, y garantiza que la información sea segura gracias a que está encriptada y se requiere de la clave o contraseña para poderse interpretar.  


Firma de documentos 

Firmar documentos electrónicos, con la seguridad de que no será alterado posteriormente, y que solo el emisor y el receptor tendrán acceso al contenido de dicho documento. Este uso es uno de los más importantes y comunes en la firma electrónica, pues de este se desprenden un sinfín de aplicaciones en los negocios actuales, brindando la practicidad y seguridad que se requiere para realizar negocios en la era moderna.  

Utilizar la firma electrónica para firmar documentos tiene el mismo valor legal que la firma autógrafa, gracias a que este cumple con requisitos importantes de seguridad. De esta manera, al usar la firma electrónica para firmar documentos podrías asegurar que el contenido del mismo no ha sido alterado para cuando llegue al receptor.  

También asegura que el contenido del documento no podrá ser visto, alterado o eliminado por otra persona que no sea el propio emisor, además que solo el receptor tenga acceso a leer el contenido.  


Firmar correos electrónicos 

No debe confundirse la firma electrónica con los datos de la firma que aparecen al final de los correos electrónicos con datos del emisor, sino que es una funcionalidad que certifica un mensaje enviado desde distintos aplicativos o servicios, como Outlook, Gmail, y otros.  

Mediante la firma electrónica se puede agregar una capa de seguridad extra a la los emails, asegurándole al receptor del correo electrónico que la información que recibe procede del remitente que ha agregado su firma. De esta manera el envío de datos sensibles se vuelve seguro para ambas partes.  


Aumentar la productividad 

La pandemia ha propiciado el trabajo a distancia en muchas empresas, además muchos de los servicios que recibimos también han tenido que adaptarse a esta nueva realidad, lo que ha convertido el trabajo remoto una práctica regular, y parece que seguirá siendo una tendencia común durante los próximos años.  

Un uso común de la firma electrónica es la firma de documentos, permisos y validaciones entre colaboradores, a fin de permitir que el flujo del negocio continúe normalmente, evitando tener que desplazarse o perder tiempo enviando documentos por paquetería para ser firmados y autorizados.  


Conclusión:  

La firma electrónica es un elemento clave en el proceso de digitalización de las empresas, pues permite que los flujos de trabajo y autorizaciones puedan realizarse sin necesidad de estar físicamente presentes en el mismo lugar donde se efectúa el trato comercial. 

La firma digital se ha vuelto una herramienta indispensable en las empresas que desean agilizar sus procesos y a la vez mantener segura su información. Utilizarla ha pasado de ser solo novedosa y práctica, a ser un parteaguas entre las empresas que desean mantener sus procesos ágiles y seguros, sin tener que sacrificar cantidades enormes de dinero enviando o recibiendo paquetes por correspondencia.  

También permite asegurar que nuestros datos están seguros mientras navegamos por la red, evitando que delincuentes cibernéticos roben información sensible nuestra o de los negocios realizados, lo que pondría en serio peligro la sostenibilidad del negocio y hasta podría tener repercusiones adversas legales y en la confianza generada hacia los clientes y socios.  

Existen muchos usos de firma electrónica, y otros que seguramente vendrán en el futuro, con un mundo cada vez más enfocado a lo digital y a evitar acumular papeles ineficientemente, y agilizar los procesos y acuerdos. Empresas de todo el mundo facturan electrónicamente desde hace años, otras mantienen al día a sus clientes con documentos firmados digitalmente, varios portales de internet están habilitando la firma digital como método de autenticación, empresas y particulares utilizan su firma electrónica para brindar seguridad en sus correos electrónicos, y otras más la han acuñado y hecho parte de sus procesos clave, agilizando la toma de decisiones. 

La firma digital ya no solo se limita a trámites personales, ahora está potenciando a las empresas que han decidido adoptar esta tecnología y optimizar sus procesos. La firma autógrafa poco a poco está siendo desplazada, y el papel físico también está siendo sustituido por documentos digitales, más seguros y prácticos. La seguridad es otra gran ventaja de la firma electrónica. La seguridad es otra gran ventaja de la firma electrónica. Si deseas aumentar la productividad de tu empresa y asegurar la seguridad de los documentos que emites o recibes no pierdas más tiempo y comunícate con nosotros para que te expliquemos cómo puedes integrar la firma electrónica en tu empresa.  

En aKúbica Firma Digital utilizamos la tecnología más avanzada, si deseas recibir más información ponte en contacto con nosotros. ¡Ahorra tiempo, dinero y esfuerzo con la firma electrónica!  

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