¿Cómo pueden las gestorías mejorar su servicio a través de la firma electrónica?

Los servicios profesionales que proporcionan las gestorias requieren el intercambio de gran cantidad de documentación. En este contexto, la utilización de la firma electrónica representa una gran oportunidad de mejora de servicio. Vamos a verlo a continuación a través de tres ejemplos:

  • Autorización de trámites fiscales y laborales
  • Firma de documentación laboral
  • Distribución de nóminas

Autorizaciones

Con el modelo de gestión tradicional, las autorizaciones de los trámites fiscales y laborales se obtienen de formas poco controladas, con las que no queda trazabilidad documental. La mayoría de las veces a través una autorización telefónica o en el mejor de los casos, un e-mail.

El uso de la firma electrónica, permite a las gestorías obtener documentos firmados por sus clientes con total seguridad jurídica, en los que se evidencia su autorización para el pago de los impuestos trimestrales, así como de otros trámites que se llevan a cabo de forma recurrente.

Documentación laboral

En este caso, el servicio de las gestorías suele limitarse a la preparación de los documentos para sus clientes, que son los que los que tramitan la firma de los trabajadores y el representante legal de la empresa.

Las gestorías pueden conseguir un salto de calidad ofreciendo a sus clientes la tramitación digital de la firma de los contratos a través de un circuito guiado. Es una forma de reducir la carga administrativa en la gestión de RRHH, proporcionando control sobre los documentos firmados.

El actual marco regulatorio de la firma electrónica UE (Reglamento Nº 910/2014) soporta múltiples tecnologías de firma que no requieren el uso de infraestructuras o dispositivos complejos por parte de los firmantes. Cualquier trabajador está en disposición de firmar su contrato disponiendo únicamente de un teléfono móvil, a través del cual podrá visualizar el documento y confirmar un código de un solo uso (OTP).

Distribución de nóminas

Igual que sucede con los contratos laborales, documentos PRL, RGPD, Reconocimientos Médicos o Mod 145, las gestorías suelen preparar las nóminas de sus trabajadores, que sus clientes se encargan de tramitar.

Una vez más, gracias a la firma electrónica, la gestoría puede encargarse de guiar la distribución de nóminas a través de un circuito automatizado que permita a las empresas su aprobación, y a los trabajadores, la firma de recepción.

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